كيف أقيس إمكاناتي؟ [1].. إدارة استراتيجية

وفيما يلي استعراض لأهم الوظائف الإدارية وعناصر النجاح الأساسية في كل منها:
أـ التخطيط:
يعني التخطيط الإعداد المسبق لما تريد المنظمة الوصول إليه في المستقبل، بما يتضمنه ذلك من تنبؤ ووضع الأهداف والاستراتيجيات والسياسات والإجراءات والقواعد والبرامج المناسبة. ويتطلب النجاح فيه توافر الآتي:
1ـ وجود مشاركة من كافة المستويات والخبرات في التنظيم.
2ـ وجود أهداف واضحة ومكتوبة لما يمكن تحقيقه في الأجل القصير والأجل الطويل.
3ـ وجود استراتيجيات للمنافسة في السوق واستراتيجيات لمواجهة الطوارئ.
4ـ وجود معايير تستخدم في تخصيص الموردين للبدائل المختلفة.
5ـ وجود نظام معلومات قادر على رصد المتغيرات التي تحدث في البيئة الخارجية والداخلية وعلى اكتشاف استراتيجيات المنافسين وتحديد رغبات المستهلكين والموردين والمساهمين والعاملين.
6ـ وجود كوادر قادرة على استخدام المعلومات المتاحة للتنبؤ بالمستقبل.
ب ـ التنظيم:
هو الوظيفة التي تهدف إلى تكامل الجهود نحو تحقيق الأهداف عن طريق تجميع المهام في وحدات متجانسة وتحديد الصلاحيات والمسئوليات وتفويض السلطة المناسبة وتحديد خطوط الاتصال بين وحدات التنظيم.
والتنظيم الجيد يساعد المنظمة على المنافسة بقوة في السوق حيث تتخذ القرارات بأسرع ما يمكن وتتم الأعمال بأقل قدر من التعارض بين وحدات التنظيم.
ويتحدد النجاح في وظيفة التنظيم على توافر نقاط القوة التالية:
1ـ وضوح المسئوليات والسلطات وتوثيقها بطريقة رسمية معلنة داخل المنظمة وللمتعاملين معها خارج المنظمة.
2ـ وجود توصيف دقيق للوظائف بين المتطلبات المهنية والنفسية والشخصية لشاغل الوظيفة.
3ـ شغل الوظائف بالأشخاص الذين يتوافر فيهم متطلبات شغل الوظيفة.
4ـ السماح باتخاذ القرارات عند أدنى مستوى إداري ممكن مع محاسبة المدير على تحقيقه لنتائج محددة وليس محاسبته على التفاصيل التي لا ترتبط بنتائج محددة.
5ـ وجود نظام اتصال وتقارير يوفر معلومات دقيقة عن البيئة الداخلية والخارجية يمكن الحصول عليها في الوقت المناسب.
6ـ عمل التنظيم بأعلى درجة من التنسيق وأقل قدر من الصراعات.
ح ـ التحفيز:
تنجح بعض المنظمات في السوق لولاء العاملين بها وإخلاصهم وتعتمد منظمات بعض الدول على ولاء العاملين باعتباره الدعامة الرئيسية لاستراتيجياتها والتي تمكنها في ظل توافر الإمكانات والتكنولوجيا المتاحة من الالتزام بمعدلات عالية من الجودة وتقديم المنتج في المواعيد المحددة مع الحفاظ على التكلفة في حدها الأدنى بل تنافس كثيرا من المدن السياحية معتمدة على أن المواطنين لديهم ولاء للحفاظ على مدينتهم الجميلة ولاقتناعهم بأن عائد السياحة سوف يكون له مردود عليهم جميعًا في صورة خدمات ومستشفيات وخدمات عامة.
ولذلك فإن العمالة المحفزة ذات معدل الإنجاز المرتفع تعتبر من نقاط القوة الأساسية وغيابها يمثل نقطة ضعف من الصعب أن تعوض بتوافر رأس المال أو الموقع أو غير ذلك من نقاط القوة.
والنجاح في وظيفة التحفيز يتحقق إذا توافرت نقاط القوة الآتية:
1ـ وجود روح معنوية مرتفعة ورضاء من العاملين.
2ـ وجود مشاركة واهتمام من العاملين بتقديم مقترحات وأفكار جديدة لكل المشكلات التي تواجه المنظمة.
3ـ وجود عدد معقول من الأفكار الجديدة الصالحة للتفكير ورغبة على الابتكار والإبداع.
4ـ وجود معدل منخفض للغياب، ودوران العمل.
5ـ وجود تنظيمات وجماعات غير رسمية معروفة لدى الإدارة وتعمل لصالح المنظمة.
6ـ وجود اقتناع من العاملين بحكمة وخبرة وقدرة القيادة.
7ـ وجود اقتناع لدى العاملين بعدالة الأجور وعدالة توزيع الحوافز والمكافآت وأسس الترقية.
8ـ وجود رغبة للتعلم والتطور وعدم مقاومة التغيير.
9ـ وجود أنظمة عادلة للثواب والعقاب.
د ـ الرقابة:
تعني وظيفة الرقابة التأكد أن التنفيذ قد تم وفق الخطط والمعايير المستهدفة وأن الخطوات التصحيحية قد اتخذت لتصحيح التنفيذ أو تعديل الخطط وتمثل قدرة المنظمة على الرقابة في الجودة أحد نقاط قوتها الهامة، كما أن قدرة المنظمة على اكتشاف الانحرافات بسرعة واتخاذ الخطوات التصحيحية يعتبر أحد نقاط القوة التي تساعدها على المنافسة.
ويتحقق النجاح في وظيفة الرقابة إذا توافرت نقاط القوة التالية:
1ـ وجود نظام للرقابة على الجودة والمخزون والنفقات.
2ـ وجود نظام تقارير قادر على الكشف عن الانحرافات بسرعة سواء في البيئة الخارجية أو الداخلية.
3ـ وجود آلية رسمية ومعروفة لتصحيح الانحرافات.